住民基本台帳法第12条の3及び戸籍法第10条の2により、下記の正当な理由等のため、戸籍・住民票の写し等を請求する場合には、その請求理由を明らかにして交付請求をすることができると想定されています。ただし、広域交付戸籍謄本等は対象外です。
ただし、第三者による請求の場合は、マイナンバー(個人番号)が記載された住民票の写しは交付することはできません。
交付請求理由の記載例
- 甲に対し、平成○年○月○日、弁済期平成○年○月○日として金○万円を貸した。現在○円残額があるが、甲が弁済期を過ぎても支払いをしない為、債権保全のため督促等を郵送するも転居先不明により返戻され、転居先を住民票により確認する必要がある。
- 甲に対し、平成○年○月○日、弁済期平成○年○月○日として金○万円を貸した。現在○円残額があるが、甲が平成○年○月○日死亡したので、貸金返還を求めるため戸籍により相続人を特定する必要がある。
※郵便物が届かないという理由だけでは正当な理由として認められません。
窓口での請求方法
- 申請書には、窓口に来た方の住所、氏名、生年月日を記載してください。また、法人の名称、所在地は欄外に記載してください。
- 申請の任に当たっている者の写真付きの本人確認書類
- 権限確認書類
- 法人代表者が申請の場合
代表者の資格を証する書面(代表者事項証明書等)
- 代表者以外の者が申請の場合
社名の記載のある社員証または健康保険証、代表者が作成した委任状または在籍証明書など
- 利用目的についての疎明資料
- 当事者間の契約書の写し(会社間での委託・譲渡がある場合や会社名が変更している場合は、譲渡契約書の写しや疎明資料等も必要です。)
- 債務者の氏名や債務金額が明示された書類、債権残高証明書の写し
※上記の各書類には当事者両者の氏名等が確認できること。確認できない場合は、資料への代表者からの原本証明をしてください。
- 返戻された郵便物
- 債務者の相続人の戸籍等が必要な場合は、その原因・相続関係がわかる書類
(債務者の死亡により相続人を調査する場合は、死亡記載のある戸籍や除票、相続関係がわかる戸籍等)
郵送での請求方法
- 申請書は任意です。ただし会社印等は朱印でお願いします。
（電子印等の黒印はお断りしています）
- 申請の任に当たっている者の写真付きの本人確認書類の写し
- 法人の実在性を確認できる資料（登記事項証明書または代表者事項証明書の写し）
- 権限確認書類
- 法人代表者が申請の場合
代表者の資格を証する書面（代表者事項証明書等の写し）
- 代表者以外の者が請求の場合
社名の記載のある社員証または健康保険証の写し、代表者が作成した委任状または在籍証明書など
- 法人等の主たる事務所（本店、支店、営業所、事務所等）の所在地が確認できる書類
- 利用目的についての疎明資料
- 当事者間の契約書の写し（会社間での委託・譲渡がある場合、または契約書と請求者が異なる場合は、譲渡契約書等も必要です。）
- 債務者の氏名や債務金額が明示された書類、債権残高証明書の写し
※上記の各書類には当事者両者の氏名等が確認できること。確認できない場合は、資料への代表者からの原本証明をしてください。
- 返戻された郵便物の写し
- 債務者の相続人の戸籍等が必要な場合は、その原因・相続関係がわかる書類
（債務者の死亡により相続人を調査する場合は、死亡記載のある戸籍や除票、相続関係がわかる戸籍等の写し）
- 手数料
定額小為替（納付金額を超えないものに限ります。）
- 返信用封筒
返信用封筒に送付先住所・会社名等を記入していただき、切手を貼ってください。上記5で確認できた所在地への返送となります。
※添付していただいた書類については、原則返却しませんのでご了承ください。